Guia de Uso ProntuAI
Este guia tem o objetivo de explicar o sistema, seu fluxo e como cada área participa do processo de validação dos prontuários.
Entrada
Upload de prontuários e anexos
Saída
Status, detalhes e decisão final
ProntuAI em contexto
ProntuAI é uma plataforma de validação automatizada de prontuários para a BR MED. O sistema utiliza técnicas de OCR e Inteligência Artificial para extrair informações de exames médicos, validá-los contra requisitos obrigatórios do sistema BRNET, e fornecer comparação inteligente, além de técnicas de Machine Learning para aprendizado contínuo de acordo com as aprovações por parte do nosso time interno.
Digitalização e confiabilidade
Quem está envolvido?
Equipe administrativa (conferência inicial).
Médicos validadores (revisão clínica).
Clínicas terceirizadas (emissão de ASOs).
Coordenação de Saúde Ocupacional.
Área de RH das empresas clientes que aguardam o ASO liberado.
Admissões, periódicos, retornos, mudanças de função e demissões
Benefícios operacionais
Sistema unificado com automação inteligente.
Redução de 50% no tempo de liberação.
Redução de 70% em devoluções às clínicas.
Visibilidade completa do status de cada ASO.
Padronização de informações recebidas.
Fluxo principal
Passo 01: Upload seguro
Anexe prontuários completos e inicie o processamento do lote.
Entrada: PDFs com exames e laudos completos. Saída: lote criado com protocolo de rastreio. Checklist: páginas legíveis e sem cortes. Responsável: clínica.
Passo 02: OCR + BRNET
Extração automática e comparação com a grade obrigatória.
Entrada: imagens e textos do PDF. Processo: OCR e comparação com a grade BRNET. Saída: checklist de campos encontrados e ausentes. Responsável: processamento IA.
Passo 03: Resultado guiado
Status claros com justificativas por item encontrado ou ausente.
Entrada: checklist com evidências. Saída: aprovado, pendente ou rejeitado. Justificativas: itens faltantes e divergências. Responsável: IA + regras do sistema.
Passo 04: Checagem humana
Revisor aprova ou rejeita e o sistema registra a decisão final, além de indicar o próximo fluxo.
Entrada: status e justificativas da IA. Processo: revisão humana e validação. Saída: decisão final registrada. Responsável: time interno BR MED.
Do envio à liberação final
Papéis e acessos
ADMIN · TIME INTERNO · CLÍNICAAcesso às páginas
Faz upload de PDFs médicos e acompanha o processamento e validação.
Enviador só vê rejeições finais do revisor que precisa corrigir.
Acesso às páginas
Analisa documentos e toma decisões de aprovar ou rejeitar com justificativa.
Ações disponíveis
Aprovar: documento validado e liberado.
Rejeitar: documento retorna ao enviador com motivo.
Acesso às páginas
Acesso total a funcionalidades, analytics e configurações.
Decisão guiada e revisão humana
Aprovado pela IA
Documento segue para revisão humana.
Pendente de revisão
IA encontrou pendências e requer conferência.
Rejeitado
Revisor solicitou reenvio com justificativa.
A IA valida o documento e aponta o que falta ou está conforme.
O status indica aprovado, pendente ou rejeitado com justificativas.
A decisão final sempre passa por um revisor humano.
Como as telas se conectam
Anexar Prontuário → Checagem
Clínica faz upload do prontuário em Anexar prontuário. Sistema processa (OCR + BRNET + IA). Documento aparece na tela de Checagem, para o time interno. Revisor recebe notificação de novo documento.
Notificações paralelas: Clínica: "Processamento iniciado". Clínica: "Concluído". Revisor: "Novos documentos".
Checagem → Pendentes (quando rejeita)
Revisor rejeita documento em na tela de Checagem e informa o motivo. Documento some de Checagem e aparece em Pendentes, somente para a clínica que realizou o envio. Clínica pode corrigir e reenviar.
Notificações paralelas: Clínica: "Documento rejeitado: [motivo]". Revisor não é notificado.
Checagem → Histórico (quando aprova)
Revisor aprova documento em na tela de Checagem. Documento sai de Checagem e vai para Histórico. Clínica não vê nada em Pendentes.
Notificações paralelas: Aprovação é silenciosa para o enviador.
Pendentes → Anexar Prontuário (reenvio)
Clínica vê documento na tela de Pendentes, lê o motivo e corrige. Reenvia via tela de Anexar Prontuário e o ciclo recomeça.
Notificações paralelas: Clínica: "Processamento iniciado". Revisor: "Novos documentos". Sistema detecta duplicata e notifica quando aplicável.
Acompanhamento em tempo real
O sino de notificações concentra avisos de processamento, revisões e conclusões. O progresso dos lotes aparece no topo enquanto o processamento está ativo.
Clínica
Processamento iniciado · 3 documentos
Concluído · 2 aprovados, 1 com pendências (todos enviados para revisão)
Documento rejeitado · Motivo: exame ilegível
Time interno BR MED
Novos documentos aguardando revisão
Lote atualizado · 5 documentos em checagem
Problemas resolvidos pelo ProntuAI
Falta de padrão: clínicas enviam documentos com formatos diferentes.
Dados incompletos: ausência de nome, CPF, data ou assinaturas.
Assinaturas ilegíveis: carimbos e assinaturas de baixa qualidade.
Versões incorretas: exames desatualizados enviados por engano.
Terminologia inconsistente: termos diferentes para o mesmo exame.
Conferência manual morosa e sujeita a erros humanos.
Falta de integração e retrabalho entre sistemas.
Validação dupla de campos pelo administrativo e médico.
Devoluções frequentes e alto índice de correções.
Arquivos não padronizados dificultando busca e indexação.
Espera
Tempo entre envio da clínica e conferência.
Processamento automático imediato.
Movimentação
Troca manual de arquivos entre e-mails e pastas.
Sistema centralizado com workflow.
Superprocessamento
Conferência dupla dos mesmos campos.
IA valida e revisor confirma casos críticos.
Defeitos
Documentos ilegíveis e dados incorretos.
Validação automática com checklist obrigatório.
Estoque
Acúmulo de exames aguardando correção.
Notificações imediatas e fila priorizada.
Talento
Médicos gastando tempo com checagem manual.
Foco em decisões clínicas complexas.
Não conformidade legal: ASO sem assinatura válida invalida laudo.
Liberação incorreta: erro pode liberar colaborador inapto.
Segurança da informação: documentos sensíveis sem controle.
Retrabalho em massa: ausência de rastreabilidade.
Validação automática com checklist obrigatório de campos críticos.
Dupla validação: IA sugere e revisor decide.
Controle de acesso com perfis específicos e logs de auditoria.
Deduplicação por hash único para prevenir duplicatas.
Métricas de sucesso
Tempo médio de liberação (Lead Time)
Data liberação - Data recebimento
Reduzir 50%
Taxa de devoluções às clínicas
(Devolvidos / Recebidos) × 100
Reduzir 70%
Taxa de ASOs aprovados sem pendência
(Aprovados direto / Total) × 100
Aumentar 40%
Tempo médio de resposta da clínica
Data reenvio - Data devolução
Reduzir 60%
Percentual de automação de checagem
(Processados via OCR / Total) × 100
80% até fase 2
Conformidade e proteção
Anonimização parcial com uso estritamente funcional.
Minimização de dados: coleta apenas informações necessárias.
Consentimento com documentação clara de autorização.
Retenção legal com backup automático por no mínimo 5 anos.
Perfis diferenciados: Enviador, Revisor, Admin.
Autenticação corporativa com Google OAuth restrito.
Acesso granular por documento e ação.
Gestão de identidade com IAM e MFA (planejado).
Criptografia em trânsito (HTTPS/TLS).
Criptografia em repouso (AES-256).
Ambientes segregados: desenvolvimento, homologação e produção.
Storage seguro com controle de acesso e versionamento.
Trilha de auditoria: quem aprovou, quando e qual ação.
Logs automáticos com timestamp de todas as operações.
Versionamento com histórico completo de alterações.
Backup diário com retenção mínima de 5 anos.
Score de confiabilidade
Cada revisão, aprovação e fluxo completo gera um score de confiabilidade.
Com histórico suficiente, documentos com score acima de 90 tendem à aprovação automática.
A tendência é reduzir a passagem humana para casos de alto score, mantendo auditoria e amostragem.
Isso libera o time clínico para exceções e decisões complexas, sem perder governança.
Prefira PDFs legíveis, com todas as páginas do exame.
Evite fotos cortadas ou páginas rotacionadas.
Se houver laudo e exames separados, envie todos no mesmo lote.